Löschpflicht und automatische Archivierung
Nach dem Hessischen Schulgesetz und den Datenschutzbestimmungen dürfen Zeugnisdaten nicht unbegrenzt bearbeitbar bleiben. Flinky Zeugnis archiviert hessische Jahrgänge deshalb automatisch: am 1. August, zwei Jahre nach dem Schuljahr des letzten Zeugnissatzes. Ein Jahrgang, dessen letzte Zeugnisse aus dem Schuljahr 2024/25 stammen, wird also am 1. August 2027 archiviert.
Beim Öffnen eines hessischen Jahrgangs weist Flinky Zeugnis darauf hin. Mit Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen und Verstanden blenden Sie ihn dauerhaft aus.
Was die Archivierung bedeutet:
- Automatisch archivierte Jahrgänge stehen im Dialog Öffnen / Archiv im Tab Archiv mit dem Status Hessen-Archiv. Sie lassen sich weder öffnen noch selbst wiederherstellen.
- Im Werdegang eines Kindes sind ältere Zeugnisse, die unter die Löschpflicht fallen, als „Archiviert (Hessen-Löschpflicht) — Freigabe erforderlich“ gekennzeichnet.
Archiv-Freigabe anfordern
Brauchen Sie ein archiviertes Zeugnis doch noch – etwa für eine Zweitschrift –, erteilt unser Support eine zeitlich begrenzte Freigabe (in der Regel 14 Tage).
- Klicken Sie im Tab Archiv beim Jahrgang auf das Schloss (Temporäre Freigabe anfordern) bzw. im Werdegang auf Freigabe anfordern.
- Klicken Sie auf Code anfordern. Flinky Zeugnis erzeugt einen Anforderungscode.
- Senden Sie den Code mit einer kurzen Begründung über Kontaktformular öffnen an den Support (oder Code kopieren und selbst einfügen).
- Sie erhalten vom Support einen Freigabe-Token. Tragen Sie ihn im selben Dialog unter Freigabe-Token anwenden ein und klicken Sie auf Freigabe anwenden.
- Der Jahrgang ist bis zum angezeigten Zeitpunkt freigegeben (Status Freigegeben) und lässt sich öffnen. Danach wird er wieder archiviert.
Original oder Kopie
In Hessen muss bei der Ausgabe von Zeugnissen zwischen Originalen und Kopien unterschieden werden. Bevor Sie drucken, ein PDF oder ein ZIP erstellen, fragt Flinky Zeugnis deshalb nach der Art des Ausdrucks:
- Original / Final – das Zeugnis für die Schülerakte und die Eltern.
- Kopie – jede Seite erhält den Hintergrund „KOPIE“.
Ist ein Zeugnis noch unvollständig, wird es mit „Entwurf“ bzw. „Entwurf, KOPIE“ gekennzeichnet (Zeugnisse mit Fehlern drucken).