Um in Flinky Schule einen eigenen Briefbogen zu erstellen und zu verwenden, wechseln in der Startansicht auf den Punkt Schule und klicken dort auf Details. Flinky Schule bringt bereits einen einfachen, vordefinierten Briefbogen für Ihre Formulare mit. Dieser benutzt die in Briefkopf und Fußzeile hinterlegten Grafiken.
Erstellen bzw. Bearbeiten des individuellen Briefbogens
Um Ihren eigenen Briefbogen zu erstellen können Sie wie folgt vorgehen:
- Klicken Sie auf Briefbogen der Schule „ändern“ oder
- Klicken Sie auf Briefbogen der Schule „neu“ (empfohlen, wenn Sie erstmalig einen Briefbogen einlesen wollen)
Wenn Sie sich für den 1. Punkt entschieden haben, ändern Sie beim ersten Aufrufen über diesen Punkt den vorgegebenen Briefbogen mit den in Briefkopf und Fußzeile hinterlegten Rastergrafiken. Entscheidend dafür, dass Inhalte aus den in Flinky Schule gepflegten Daten im Briefbogen aufgeführt werden ist der mit
%Begin Content% %End Content%
Mehr ist zunächst nicht nötig.
Wenn Sie sich für den 2. Punkt entschieden haben, erstellen Sie Ihren Briefbogen von Grund auf neu oder Sie lesen einen bereits vorhandenen Briefbogen z.B. als .docx-Datei ein. In Flinky Schule Word verwenden Sie dazu das Datei-Menü und wählen „Word-Datei einlesen“. Markieren Sie bitte genau einen Bereich mit
%Begin Content% %End Content%
Wie im vorgegebenen Briefbogen, wird auch hier später der tatsächliche Inhalt eines Formulars automatisch eingefügt. Beim Bearbeiten eines eigenen Briefbogens können Sie zusätzliche Bereiche definieren, die Ihnen später in der Formular-Anpassung als freie beartbeitbare Texte zur Verfügung stehen. Der Rest des Briefbogens wird vor manuellen Veränderungen geschützt. Die genannten Bereiche werden dagegen unterlegt dargestellt und können überschrieben werden. Dennoch können auch hier Daten aus Flinky Schule automatisch eingefügt werden.
Ein Beispiel
Die verschiedenen Markierungen zeigen die unterschiedlichen Bereiche.
Bereiche %Begin XYZ% %End XYZ%
Deutlich zu erkennen ist der rot umrandete große Bereich, der mit %Begin Content% und %End Content% umschlossen ist. Der komplette Text wird ersetzt durch den Inhalt des jeweils aufgerufenen Formulars. Dabei bleiben alle Dokumentformatierungen des Formulars erhalten. Achten Sie also darauf ggf. die Schriftgrößen und -arten anzugleichen.
Die grünen Bereiche können später in den Formularen jeweils individuell zum Formular angepasst werden. Die Bezeichnungen dieser Markierungen sind Ihnen überlassen und haben zunächst keine größere Bedeutung. Wichtig ist das Einleiten mittels %Begin <Bereichsname>% und das Festlegen des Endes mit %End <Bereichsname>%. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise. Vor allem ist die Groß-/Kleinschreibung zu berücksichtigen.
Die gelb unterlegten Texte stellen Felder dar, die auch außerhalb der definierten Bereiche mit den jeweiligen Inhalten gefüllt werden: Die Seriendruckfelder. Diese werden also in Abhängigkeit der hinterlegten Datensätze zu Schule, Schüler, Lehrer und Eltern jeweils ersetzt. Im gezeigten Beispiel wird also der Schulname mit den zur Schule eingetragenen Namen ersetzt, ebenso die Anschrift oben rechts und unten links und die Telefonnummer bzw. Fax-Nummer. wobei allerdings letztere durch das Setzen der Bereichsmarkierung ggf. innerhalb eines Formulares individuell geändert werden können.
Hinweis: Die Bereiche wachsen mit dem tatsächlichen Platzbedarf des eingefügten Inhaltes mit.
Exportieren eines Briefbogens
Mittels Briefbogen der Schule „exportieren“ können Sie einen bereits erstellten Briefbogen herunterladen, um Ihn z.B. an einer anderen Schule leicht wiederverwenden zu können. Um diesen exportierten Briefbogen an einer anderen Schule zu verwenden gehen Sie wie weiter oben unter 2. beschrieben vor.